Einkaufscontrolling

Die richtigen Kennzahlen für die Steuerung des Einkaufs

Transparenz im Einkauf, ist wie bei anderen Unternehmensfunktionen auch, eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche weiterführende Optimierungsaktivitäten. Auf Grund der Bedeutung des Einkaufs für viele Unternehmen, ist es sinnvoll das Einkaufscontrolling als eigenständige Funktion innerhalb des Einkaufs zu etablieren. Allerdings muss eine enge Abstimmung mit dem Finanzcontrolling und Einbindung in das Führungssystem des Gesamtunternehmens erfolgen.

Im Einkaufscontrolling gehen nicht nur Daten aus der Materialwirtschaft ein, sondern auch aus anderen Quellen. Insbesondere Daten aus dem Rechnungswesen und von den Beschaffungsmärkten können von Bedeutung sein. Es hat eine operative Komponente zur kurzfristigen Steuerung der Einkaufsvorgänge und eine Strategische, um die mittel- und langfristigen Aktivitäten zur Weiterentwicklung des Einkaufs zu überwachen.

Neben dem Einkauf als Adressaten für die Kennzahlen ist vor allem das übergeordnete Management des Unternehmens ein entscheidender Stakeholder für die Ergebnisse des Einkaufscontrollings.

   

Es lässt sich nur verbessern, was entsprechend gemessen und überprüft wird. Mit einem gut aufgesetztem Einkaufscontrolling, mit den richtigen, zu Ihrer Einkaufsstrategie passenden Kennzahlen, unterstützen Sie die Weiterentwicklung des gesamten Einkaufs.

Dementsprechend setzen wir gemeinsam mit Ihnen ein Einkaufsreporting für das Unternehmens auf.

Zielsetzung

Zielsetzung für das Einkaufscontrolling ist die ganzheitliche Steuerung und Weiterentwicklung der Einkaufsfunktion. Definition von aussagekräftigen Kennzahlen, mit denen die aktuelle Zielerreichung des Einkaufs entsprechend nachgehalten werden kann und eine effektive Planung sowie Steuerung des Einkaufs zukunftsgerichtet möglich ist.

Dabei ist es sinnvoll klassische Einkaufskennzahlen, die die erzielten Einsparungen messen zu definieren. Darüber hinaus sind aber auch Kennzahlen zur Messung der Leistungsfähigkeit von Prozessen oder vergleichbaren Aspekten notwendig.

Vorgehen

Auf Basis der im Unternehmen abgestimmten Ziele und Strategie für den Einkauf, definieren wir mit Ihnen die dazu passenden Kennzahlen zur Messung und Steuerung des Einkaufs. Typischerweise ist der Rahmen der Balanced Score Card hierzu ein geeignetes Grundraster. Mit seinen fünf Bereichen

– Finanzen
– Interne Kunden
– Lieferanten
– Prozesse
– Mitarbeiter

werden alle relevanten Handlungsfelder für das Einkaufen im Unternehmen adressiert. So kann das Einkaufsreporting zu einem echten Führungsinstrument für die wertorientierte Gestaltung des Einkaufs werden.

Einkaufscontrolling Konzept

Auf Basis von Benchmarks werden im nächsten Schritt die Ziele je Kennzahl festgeschrieben und mit der Ersterhebung der Startpunkt festgelegt. Ergänzend kann für das Reporting eine Ampellogik genutzt werden, damit auf den ersten Blick der aktuelle Status im Einkauf erkennbar ist.

Ergebnisse

Als Ergebnis liegt ein Set an Kennzahlen vor, mit dem Sie Ihren Einkauf umfassend steuern und bei Bedarf die richtigen Massnahmen ableiten können, um die Erreichung der Einkaufsziele sicherzustellen.

Idealerweise wird die Erhebung und Aufbereitung der Kennzahlen durch ein entsprechendes Tool unterstützt und ein möglichst grosser Anteil der Werte automatisiert erhoben, so dass der manuelle Aufwand überschaubar bleibt.

Typische Kennzahlen im Einkaufscontrolling

Nachfolgend eine Auswahl von Kennzahlen im Einkauf:

– Einkaufsleistung (Verhandlungserfolg)

– Einkaufsergebnis (Vergleich der Preise zur Vorperiode, Materialpreisveränderungen)

– Maverick Buying Quote

– Rahmenvertragsquote

– Prozessautomatisierung

– Anteil bewertetes EK-Volumen

– Mitarbeiterzufriedenheit im Einkauf

– Kundenzufriedenheit intern

– Mengen- und Termintreue der Lieferanten

– Lieferantenqualität (in Zusammenarbeit mit der QS)

– …

Cross-Balanced Scorecard als Weiterentwicklung

Als Erweiterung des internen gerichteten Einkaufscontrollings können ausgewählte Lieferanten in den Balanced Score Card Ansatz einbezogen werden. Dabei wird die Kunden-Lieferanten-Beziehung analog in einem Kennzahlensystem abgebildet, mit dem die Beziehung gesteuert und mittelfristig geplant werden kann. Besonders geeignet, ist diese sogenannte Cross-Balanced Scorecard (X-BSC) für strategische Partner, mit denen eine enge Zusammenarbeit stattfindet. Somit ist die X-BSC ein wichtiges Steuerungsinstrument zur Lieferantenentwicklung.

Grundsätzliche Informationen und eine Definition zum Thema Einkaufscontrolling finden Sie bei Wikipedia.