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Procurement Check

Procurement Check

Der Einkauf ist ein sehr wichtiger Prozess im Unternehmen, insbesondere wenn es um die Profitabilität geht. Nicht selten werden mit dem Einkaufsvolumen mehr als 50% der Kosten beeinflusst. Unser Procurement Check zeigt Ihnen wie sie in diesem Bereich die Performance nachhaltig verbessern können.

Ihr Nutzen

  • Überblick zur aktuellen Leistungsfähigkeit Ihrer Einkaufsorganisation
  • Abgleich mit Best Practices
  • Massnahmenplan zur Erreichung einer signifikanten Verbesserung der Leistungsfähigkeit im Einkauf
  • Hebel zur Verbesserung der Kosten in den Warengruppen und Abschätzung erreichbarer Potenziale

Leistungsumfang

Vorabgespräch mit Abstimmung von Erwartungshaltung, Inhalte und Interviewpartner

Analyse der Basisdaten und Abgleich mit den branchenspezifischen Best Practices

Vorort Analyse (3-5 Tage) mit den convivax Experten

  • Kick off Termin
  • Durchführung von Interviews mit definierten Ansprechpartnern
  • Abgleich der Interviewergebnisse mit einem Best Practice Referenzsystem
  • Entwicklung und Priorisierung von Hebeln zur Steigerung der Leistungsfähigkeit im Einkauf und Reduzierung der Kosten in den Warengruppen
  • Ergebnisdokumentation und Erstellung einer individuellen Roadmap für das Einkaufen in Ihrem Unternehmen
  • Ergebnispräsentation und Definition weitere Schritte

Alle Erkenntnisse werden mit den Best Practices eines Referenzsystems abgeglichen, so dass die Handlungsempfehlungen jederzeit transparent und nachvollziehbar sind.

Sollten Sie weitere Informationen benötigen? Sprechen Sie uns einfach an.

Strategisches Warengruppenmanagement: Erarbeitung von Warengruppenstrategien in 5 Schritten

Strategisches Warengruppenmanagement: Erarbeitung von Warengruppenstrategien in 5 Schritten

Das strategische Warengruppenmanagement wird zurecht als die Königsdisziplin im Einkauf angesehen. Hier laufen viele strategische Einkaufsprozesse zusammen und ohne eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen geht es nicht. Lieferanten werden eingebunden, und die Category Manager brauchen jede Menge Soft Skills und Projektmanagementfähigkeiten.

Gemäss aktuellen Kennzahlen des BME (Bundesverband für Materialwirtschaft) sind rund dreiviertel des Produktionsmaterials mit mehr oder weniger konkreten Warengruppenstrategien hinterlegt. Bei den Dienstleistungen und Investitionsgütern sind es 50 bzw. 60% des Einkaufsvolumens. Wenn die Durchdringung so hoch ist, dann kann strategisches Warengruppenmanagement gar nicht schwer sein? Oder etwa doch?

Gleichzeitig sind sich alle Experten im Einkauf einig, dass die Erarbeitung und Umsetzung von Warengruppenstrategien die wesentliche Grundlage sind, um Kosten- und Qualitätsverbesserungen bei den eingekauften Materialien und Dienstleistungen zu erreichen.

Ein kleiner Leitfaden beschreibt das Vorgehen zur Erarbeitung von Warengruppenstrategien in fünf einfachen Schritten:

Schritt 1: Projektteam und Planung des Warengruppenmanagements

Zu Beginn der Arbeit steht die Planung und Zusammenstellung des Projektteams für die Aufgabe. Im Wesentlichen werden folgende Beteiligte mit den jeweiligen spezifischen Aufgaben gesucht: Projektleitung: Meist ein(e) strategische(r) Einkäufer(in) mit Potenzial in Bezug auf Führung und Projektmanagementaufgaben

Crossfunktionale Teammitglieder: Die Erarbeitung einer Warengruppenstrategie ist nicht Aufgabe des Einkaufs allein. Es gibt viele Fragestellungen zu bearbeiten, die den Input und das Wissen der Fachexperten erfordern. Hier gehören die besten Ihres Fachs ins Team.

Lenkungsausschuss: Entscheidungskreis aus den relevanten Führungskräften, die über die Warengruppenstrategie und deren Umsetzung entscheiden können. Neben der Einkaufsleitung bieten sich hier die verantwortlichen Personen an, in deren Bereich die Bedarfe hauptsächlich benötigt werden. Z.B. Leitung HR für Warengruppenstrategien Zeitarbeit und Weiterbildung. Die IT-Leitung, wenn es um Hardware oder Softwarelizenzen geht oder die Verantwortlichen für Forschung und Entwicklung im Falle von direktem Material. Darüber hinaus ist es zu empfehlen, dass ein Vertreter/in der Geschäftsleitung in das Projekt involviert wird.

Neben der Teilnahme an den Lenkungskreisen ist es mindestens genau so entscheidend, dass dieser Personenkreis auch ausserhalb dieser Meilensteine dem Team mit Rat und Tat zur Seite steht. Nur so kann das komplette Know-How in Bezug auf die jeweilige Warengruppenstrategie voll ausgenutzt werden. Eine Person aus dem Lenkungskreis sollte als Sponsor das Warengruppenteam führen und den Prozess eng begleiten.

Wenn das Projektteam steht kann die Projektplanung erfolgen. Die Erarbeitung einer Warengruppenstrategie ist nichts anderes als ein Projekt, dass im Abstand von 12 bis 24 Monaten durchlaufen werden sollte. Planen Sie ausreichend Zeit und Kapazitäten für das Warengruppenmanagement ein. Je nach Komplexität der Warengruppen sollten dies vier bis sechs Monate bis zur Verabschiedung der Strategie sein.

Schritt 2: Transparenz

Zum Start des Warengruppenmanagementprojektes gilt es die Transparenz über die Ausgaben herzustellen. Dabei helfen die fünf Ws. Wer kauft was bei wem, wieviel und zu welchem Preis. Dabei steht wer für den Bedarfsträger, was für die Spezifikation und wem für den Lieferanten. Idealerweise sind die meisten Informationen dazu im ERP System vorhanden und können mehr oder weniger auf Knopfdruck ausgewertet und aufbereitet werden.

Neben dem Blick zurück auf die vergangenen Geschäftsjahre ist es ratsam einen Blick nach vorne zu werfen. Wie entwickeln sich die Volumina? Welche Veränderungen gibt es in der Geschäftsplanung? Werden Produkte auslaufen oder neue Produkte hinzukommen?

Idealerweise lassen sich diese Daten noch um die Lieferantenbewertungsergebnisse ergänzen und die bestehenden Warengruppenstrategien und Massnahmen stehen ebenfalls zur Verfügung.

Schritt 3: Optimierungshebel und Strategiebausteine für die Warengruppenstrategie

Jetzt geht es ans Eingemachte. Zur Erarbeitung der möglichen Optimierungshebel und Massnahmen bietet es sich an mit einem gemeinsamen Workshop zu starten. In diesem Workshop, der crossfunktional besetzt ist, kommen alle Ideen auf den Tisch, werden diskutiert, bewertet und priorisiert. So wird ein Raum möglicher Lösungsansätze erarbeitet, von denen die priorisierten Themen ausgearbeitet und weiterverfolgt werden.

Weil alle relevanten Funktionen an diesem Prozess beteiligt werden, können auch Ansatzpunkte für die Warengruppenstrategie gefunden werden, die ausserhalb der direkten Sphären des Einkaufs liegen. Im Wesentlichen lassen sich die möglichen Hebel, der Übersicht halber, in fünf unterschiedliche Bereiche, hier dargestellt mit ausgewählten Hebeln, einteilen (vgl. Darstellung).

Neben der Erarbeitung von Massnahmen, kommen in dieser Phase ausgewählte Analysen zum Einsatz. Hierbei ist es nicht entscheidend alle zur Verfügung stehenden Analysen durchgeführt zu haben. Wichtig ist die richtigen zwei, drei Werkzeuge aus der Werkzeugkiste zu nehmen und zu nutzen. Je nach Warengruppe können diese unterschiedlich sein. Grundsätzlich interessante Tools sind:

  • LPP-Analyse (Linear Performance Pricing)
  • Porter 5 Forces
  • Kostenstrukturanalysen
  • Design to Cost-Analyse/ Wertanalyse

Raster, wie z.B. das Schachbrett von AT Kearney, bieten noch weitere Ansatzpunkte für Analysen, die im Bedarfsfall die Ausarbeitung der Warengruppenstrategie unterstützen können.

Schritt 4: Beschaffungsmarktanalyse und Ausschreibung

Ohne Ausschreibung geht es in den seltensten Fällen. Die Überprüfung der Konditionen am Beschaffungsmarkt ist ein wesentlicher Bestandteil des Warengruppenmanagements. Gerade für Warengruppen, in denen es viele, qualifizierte Lieferanten gibt, ist die Schaffung von Wettbewerb noch immer einer der wirksamsten Hebel. Gute Beispiele hierfür sind klassisch industrielle Warengruppen wie Drehteile oder Kunststoffspritzgussteile. Bei den indirekten Warengruppen eignen sich Themen wie Unterhaltsreinigung, Transporte oder Zeitarbeit sehr gut für eine Ausschreibung.

In monopolistischen oder oligopolistischen Märkten eignet sich dieser Hebel möglicherweise nicht so besonders.

Im Rahmen der (globalen) Marktanalyse lassen sich idealerweise neue, interessante Lieferanten identifizieren und zumindest vorqualifizieren. Je nach Warengruppe und regionalem Fokus der Recherche kann es auch sinnvoll sein, Dienstleister damit zu beauftragen. Dadurch kommt man meist schneller und günstiger ans Ziel.

Die Ausschreibung selbst durchzuführen ist kein Hexenwerk – gute e-Procurement Tools können den Prozess inkl. NDA und RFI wirkungsvoll unterstützen. So können Sie auch grössere Mengen an Lieferanten effizient am Ausschreibungsprozess teilhaben lassen. Eine wesentliche Rahmenbedingung für die Ausschreibung ist grds. das gesamte Beschaffungsvolumen in den Wettbewerb zu stellen und nicht nur kleine Teile davon.

Schritt 5: Umsetzung der Ergebnisse

Last but not least geht es in die Umsetzung und damit die Sicherstellung der Ergebnisse. Am Ende des Prozesses liegen alle Erkenntnisse auf dem Tisch. Transparenz über den aktuellen Stand und zukünftige Entwicklungen ist vorhanden. Die Optimierungshebel wurden bewertet und ausgearbeitet und alle zielführenden Analysen und Methoden angewandt. Die abschliessende Ausschreibung und Verhandlung zeigt das aktuelle Preisniveau und mögliche Einsparungen auf – der Entwurf der Vergabestrategie liegt vor.

Nun können die Freigabe und finale Umsetzung der Massnahmen erfolgen. Möglicherweise gilt es neue Lieferanten zu qualifizieren und auditieren, Optimierungsmassnahmen mit den bestehenden Partnern umzusetzen oder auch interne Verbesserungen auf den Weg zu bringen. Die Ergebnisse und Massnahmen innerhalb des Warengruppenmanagements können sehr vielfältig sein und gehen weit über das einkäuferische Standardgeschäft hinaus. Aber gerade diese Tatsache macht das strategische Warengruppenmanagement so interessant für die beteiligten Personen und liefert gleichzeitig grundlegenden Input für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Die Umsetzung der Massnahmen aus der Warengruppenstrategie wird den Category Manager und seine Mitstreiter aus den anderen Unternehmensfunktionen im Regelfall mehrere Monate beschäftigen. Aber der zu erwartende Mehrwert der Warengruppenstrategie rechtfertigt den Aufwand.

Testdrive – wie gut sind Ihre Einkaufskonditionen?

Testdrive – wie gut sind Ihre Einkaufskonditionen?

Lassen Sie Ihre Einkaufskonditionen ohne Risiko überprüfen

Sie wollen wissen, ob in Ihrem Unternehmen Einsparpotenzial beim Einkauf vorhanden ist? Und wie hoch dieses ist? Nur mit echten Angeboten von Lieferanten können sie das verbindlich verifizieren.

Ihr Unternehmen …

  • besitzt einen hohen Anteil an externer Wertschöpfung / zugekauften Materialien?
  • sucht nach Optimierungs- und Kostensenkungsmöglichkeiten im Einkauf?
  • will die besten Lieferanten weltweit identifizieren und nutzen?
  • möchte die jahrelangen Erfahrungen von Einkaufsexperten profitieren?

Was macht convivax?

Wir fragen Ihre Produkte in unserem weltweiten Lieferantennetzwerk an, sei es in Ihrem oder in unserem Namen. So bekommen Sie einen aktuellen Preisvergleich und sehen welche Optimierungsmöglichkeiten es beim Einkauf gibt. Wir bereiten Ihnen die Ergebnisse in einem Musterreport auf. Auf Basis der Ergebnisse entscheiden Sie, ob und wie Sie diese Erkenntnisse für Ihr Unternehmen nutzen wollen. Unsere Erfahrungen zeigen zumeist Einsparmöglichkeiten im 2-stelligen Prozentbereich auf, die sich auf Basis der Angebote später auch realisieren lassen.

Fordern Sie unverbindlich einen exemplarischen Musterbericht an.

Welche Voraussetzungen Ihrerseits sollten vorliegen?

Idealerweise handelt es sich um gängige industrielle Produkte (z.B. Drehteile, Motoren, Halbzeuge, Dichtungen, Rohstoffe, Chemikalien, Büromaterial, etc.) die sich gut spezifizieren lassen und für die keine Vertraulichkeitserklärung mit dem Lieferanten erforderlich ist.

Die ausgewählten Artikel, idealerweise nicht mehr als 5-6 Referenzen, sollten die Warengruppe repräsentieren und ein mindestens ein Einkaufsvolumen von 75.000 Euro erreichen. Gut geeignet sind meist auch Themen, bei den es aktuell Handlungsdruck gibt.

Für weitere Informationen oder ein unverbindliches Gespräch kontaktieren Sie uns bitte unter testdrive@convivax.ch

Hier kommen Sie unmittelbar zum Thema Materialkostensenkung.

 

Koch statt Kellner – Einkaufsoptimierung in der Klinik

Koch statt Kellner – Einkaufsoptimierung in der Klinik

Klinikkosten lassen sich nachhaltig senken, wenn man Bedarfe standardisiert und Abläufe optimiert. Das verändert die Rolle der Einkaufabteilungen. Statt als bloße Bestellschreibstube zu dienen, werden sie zur treibenden Kraft für mehr Wertschöpfung.

Komplexität beherrschen: Neben der Standardisierung und Automatisierung ist die bereichsübergreifende Koordinierung von Beschaffungsvorhaben eine Herausforderung. Die Beispiele zeigen: Komplexität lässt sich bewältigen, indem eine zentrale Stelle die Prozesse aktiv steuert – der Einkauf. Wenn dieser auf seinem ureigensten Kompetenzfeld – pointiert ausgedrückt – „Koch statt Kellner“ ist.

Miteinander trainieren: Dafür muss er sein Handwerk nicht neu erlernen, aber in die Lage versetzt werden, sich und seine Kompetenzen besser zur Geltung zu bringen. „Dafür sind spezielle Arbeitstechniken für grenzüberschreitende Prozesse und Arbeiten in hybriden Strukturen erforderlich – ein internes Business-Partner-Relationship-Management nach industriellem Vorbild.

In kleinen Schritten: Die „Schritt-für-Schritt-Strategie“ ist erwiesenermaßen die beste Methode zu Lösung komplexer Aufgaben.

Lesen Sie den ganzen Artikel: Koch statt Kellner_Management_Krankenhaus_2019_10

Proaktiv Handeln in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs

Proaktiv Handeln in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs

War die Rückmeldung von den Beschaffungsmärkten auf Ausschreibungen im letzten Jahr noch verhalten, so drehen sich aktuell die Märkte zu Gunsten des Einkaufs. Dies merken wir in kürzlich durchgeführten Ausschreibungen an den Rückläufern und an den Kostenverbesserungen, die sich derzeit erzielen lassen. Nach dem langanhaltenden Boom der Weltwirtschaft und den jüngsten Wirtschaftsprognosen, ist davon auszugehen, dass die Vorzeichen auf Abschwung stehen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um eine entsprechende Initiative zu starten, die einen signifikanten Ergebnisbeitrag bringt.

convivax kann Sie hierbei aktiv unterstützen. Mit unserer globalen Lieferantendatenbank und unserer Ausschreibungsplattform führen wir derartige Prozesse effektiv und effizient durch und bringen Sie so schneller ans Ziel, bei gleichzeitig höheren Einsparungen. Aktuelle Erfolgsbeispiele entnehmen Sie bitte dem Unternehmensprofil.

Dabei gehen wir typischerweise in folgenden Schritten vor:

  1. Potenzialanalyse
  2. Entscheidung über den Umfang der Ausschreibungen
  3. Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibungen
  4. Auswertung der Ergebnisse
  5. Durchführung der Verhandlungen und Vergabeentscheidung
  6. Umsetzung der Ergebnisse

Auf Wunsch bieten wir Ihnen eine bis zu 100% erfolgsabhängige Vergütung an, so dass für Sie kein Kostenrisiko entsteht. Typischerweise setzen wir Ausschreibungen bis zu einer Vergabeentscheidung in 6 bis 8 Wochen um, so dass sie bereits kurzfristig mit nachhaltigen Kostenverbesserungen rechnen können.

Seminar: Verhandlungsvorbereitung und -durchführung

Viele Verhandlungen bringen suboptimale Ergebnisse oder scheitern sogar. Hauptgründe hierfür liegen meist in einer mangelnder Verhandlungsvorbereitung. Das Grundlagenseminar vermittelt praxisorientiert die wichtigsten Inhalte zur erfolgreichen Verhandlungsvorbereitung und -durchführung.

Das Training ist in zwei Blöcke gegliedert. Im ersten Teil erfahren Sie die Grundlagen für erfolgreiche Verhandlungen. Im zweiten Teil transferieren Sie die Theorie und trainieren interaktiv in Kleingruppen.

Programm

Die Inhalte des Seminars vermitteln die Grundlagen erfolgreicher Verhandlungsvorbereitung und -durchführung und schaffen Voraussetzungen für vertiefende Verhandlungstrainings:

  • Verhandlungsphasen und -Prozess
  • Verhandlungsziele
  • Techniken zur erfolgreichen Umsetzung Ihrer Ziele
  • Umgang und Verhalten in schwierigen Verhandlungssituationen

Wann: Di, 01.10.2019, 13:30 (CEST) – Di, 01.10.2019, 17:30 (CEST)
Anmeldeschluss: Mo, 30.09.2019, 18:00 (CEST)
Wo: Sentido Seehotel am Kaiserstrand Lochau bei Bregenz, Österreich

Preis € 156,17

Sichern Sie sich jetzt Ihr Ticket unter:
https://www.xing.com/events/kurzseminar-verhandlungsvorbereitung-durchfuhrung-2129321

oder schreiben Sie eine E-Mail an: fuechtenbusch@convivax.ch

Seminar: Strategisches Warengruppenmanagement

Ein optimiertes Ausgabenmanagement muss strategisch geplant und professionell umgesetzt werden. Das strategische Warengruppenmanagement ist hierfür eine fundierte Methodik für den Einkauf, um bereichsübergreifend an der maximalen Kostenbeeinflussung zu arbeiten.

Das Training zeigt entlang des strategischen Warengruppenmanagementprozesses, wie erfolgreiche Warengruppenstrategien ausgearbeitet und abgestimmt werden. Der erarbeitete Leitfaden ist für die Teilnehmer direkt im eigenen Unternehmen umsetzbar.

 

Programm

Die Inhalte des Seminars vermitteln den Prozess und die Grundlagen eines erfolgreichen strategischen Warengruppenmanagements:

  • Überblick über den strategischen Warengruppenprozess
  • Definition und Aufbau der relevanten Warengruppenstruktur
  • Abstimmung Ziele und Festlegung des Warengruppenteams
  • Relevante Analysen zur Transparenzschaffung
  • Einsatz der richtigen Methodiken
  • Erkennen, Bewerten und Priorisieren von Optimierungspotentialen
  • Formulierung und Abstimmung der erarbeiteten Warengruppenstrategie

Wann: Mi, 02.10.2019, 13:30 (CEST) – Mi, 02.10.2019, 17:30 (CEST)
Anmeldeschluss: Di, 01.10.2019, 18:00 (CEST)
Wo: Sentido Seehotel am Kaiserstrand Lochau bei Bregenz, Österreich

Preis € 156,17

 

Sichern Sie sich jetzt Ihr Ticket unter:
https://www.xing.com/events/einstieg-strategische-warengruppenmanagement-2129605

oder schreiben Sie eine E-Mail an: fuechtenbusch@convivax.ch

Ist der Einkauf für 4.0 gerüstet?

Das Thema Industrie 4.0 und damit auch Einkauf 4.0 ist derzeit in aller Munde. Aber was genau verbirgt sich dahinter? Was sind die Anforderungen an die Unternehmen und damit auch an den Einkauf? Wie gut sind die Unternehmen darauf vorbereitet? Verfolgt man aktuelle Studien, Umfragen und Publikationen, dann scheinen Anspruch und Realität aktuell weit auseinander zu liegen.

Hohe Bedeutung – gleichzeitig geringer Kenntnisstand
In den letzten Monaten haben sich viele Studien mit dem Themenkomplex beschäftigt. Grob zusammengefasst sagen 80% der Befragten, dass das Thema wichtig oder sehr wichtig für das eigene Unternehmen ist….

Anforderungen an den Einkauf 4.0
Die Anforderungen an den Einkauf der neusten Generation sind hoch. Digitalisiert, horizontal & vertikal vernetzt, automatisiert, analytisch & methodisch auf dem neusten Stand und stets den Mehrwert der eigenen Funktion aufzeigend soll er sein….

Warum ist der Einkauf eine so wichtige Funktion im Rahmen von Industrie 4.0?
Der Einkauf stellt so etwas wie die zentrale Drehscheibe zwischen dem eigenen Unternehmen und den Lieferanten auf der einen Seite sowie den internen Funktionen dar…..

Zielerreichung mit konkreten Ergebnissen in vier Schritten
Zu Beginn muss der Einkauf sich klar werden, welche Rahmenbedingungen das eigene Handeln beeinflussen und welche Digitalisierungsstrategien u.U. bereits in der Umsetzung sind….

Lesen Sie den Artikel aus der All About Sourcing: Ist der Einkauf gerüstet? (PDF)

Bessere Stammdatenqualität spart bis zu 25%

Fehlerhafte und unvollständige Stammdaten – ein „Klassiker“ in jeder Einkaufsabteilung, leider. Besonders gross ist das Problem in der Beschaffung indirekter Materialien, die von den Fachabteilungen gern auf eigene Faust beschafft werden. Einkaufskonditionen, die weit unter dem liegen, was bei einem professionellen Einkauf möglich gewesen wäre, sind die Folge. Es gilt, das Problem an der Wurzel zu packen und die Stammdaten auf Vordermann zu bringen. Wie bessere Stammdatenqualität bis zu 25% spart, lesen Sie hier: Einkäufer im Markt: Indirekter Einkauf mit Einsparpotenzial (PDF)

Gleichzeitig sind gute Stammdaten eine wichtige Voraussetzung für ein funktionierendes Einkaufscontrolling.

convivax eröffnet neues Büro in Düsseldorf

convivax eröffnet neues Büro in Düsseldorf

Zum Jahresbeginn hat convivax seinen 3. Standort eröffnet. Nachdem im letzten Jahr bereits ein neues Büro in Österreich unter der Leitung von Klaus Hillerich eröffnet wurde, ist das convivax-Team nun in allen drei DACH Ländern mit einem Büro vertreten. Das neue Büro in Düsseldorf wird von Markus Füchtenbusch, gleichzeitig Managing Partner von convivax, geleitet. Durch den neuen Standort in einer der wichtigsten Wirtschaftsregionen im deutschsprachigen Raum baut convivax seinen regionalen Footprint weiter aus und ist so zukünftig näher bei seinen Kunden im Norden und Westen Deutschlands.

convivax AG
Grafenberger Allee 293
D 40237 Düsseldorf
Tel.: +49 211 616 63 414
convivax@convivax.ch