Einkaufsorganisation

Neuausrichtung der Einkaufsorganisation

Eine optimale Organisation des Einkaufs und gute Strukturierung der Zusammenarbeit mit anderen Funktionen schafft die Grundvoraussetzungen für erfolgreiches Einkaufen. Dabei ist der Optimierung der Einkaufsorganisation häufig auch mit Veränderungen in angrenzenden Bereichen, wie z.B. der Prozessgestaltung verbunden.

Nachfolgend möchten wir Ihnen den convivax- Ansatz und unser Vorgehen zur Optimierung der Einkaufsorganisation vorstellen:

Mit der richtigen Aufstellung der Einkaufsorganisation wird die Arbeit des Einkaufs optimal unterstützt und die Zusammenarbeit über Standorte (Bündelung von Einkaufsvolumina) und mit anderen Funktionen so ausgestaltet, dass maximaler Nutzen entsteht. Die richtige Trennung zwischen den strategischen, taktischen und operativen Aufgaben rundet das optimale organisatorische Set up ab. So schaffen Sie die Voraussetzungen für eine effektive Bearbeitung der Warengruppen und Optimierung der Materialkosten.

Handlungsfelder und Fragestellungen

Regeln und Richtlinien

Nach welchen Grundsätzen soll der Einkauf agieren?  
Was sind die verbindlichen Regeln?   

Organisationsrahmen für die Gesamtorganisation im Einkauf

Wie ist die richtige Verteilung zwischen Zentralität und Dezentralität?
Wie arbeiten wir mit anderen Funktionen (z.B. Entwicklung, Produktion und Qualität) zusammen?  

Ansatz zur Bearbeitung der Warengruppen

Mit welcher Organisationform kommen wir zur besten Warengruppenstrategie?  
Welche Methodik wollen wir einsetzen?

Strukturen und Entscheidungswege

Wie und von wem werden die strategischen Einkaufsentscheidungen getroffen?  
Wie sind Kommunikations- und Berichtswege?   

Rollenprofile für die Mitarbeiter

Welche Rollen brauchen wir im Einkauf?  
Wie können wir die bestehende Organisation entwickeln?  

Richtige Dimensionierung

Was sind die erforderlichen Kapazitäten?
Wie werden diese adäquat verteilt (Prozesse, Organisationseinheiten, strategisch/operativ)?  

Vorgehen

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1. Analyse und Standortbestimmung

Im ersten Schritt erfolgt eine Bestandsaufnahme des Status Quo. So werden Stärken und Schwächen der Einkaufsorganisation ermittelt sowie Optimierungshebel und erste Lösungsideen identifiziert. Der Abgleich mit einem Referenzsystem und Best Practice Lösungen runden diese Phase ab. Auf Basis der Analyseergebnisse legen wir gemeinsam die richtigen Ziele für die Weiterentwicklung der Einkaufsorganisation fest. 

2. Soll-Konzept

In der Konzeptphase erarbeitet das convivax Team gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Veränderungen, um die optimale aber vor allem auch passende Lösung für Ihre Einkaufsorganisation zu finden. Passend im Hinblick auf die Anforderungen für einen schlagkräftigen Einkauf, aber auch passend zur Unternehmenskultur, den Entscheidungsstrukturen und der Veränderungsfähigkeit des Unternehmens.  

3. Umsetzung

Im Rahmen der Umsetzung werden die Veränderungen ins Laufen gebracht. Die Regeln und Prozesse angewendet, am besten unmittelbar in der Erarbeitung von Warengruppenstrategien. So werden die Neuerungen nicht nur aktiv eingeübt, sondern entsteht ein Mehrwert, der die Kosten für ein Projekt um ein Mehrfaches übersteigt.

Ergebnisse und Mehrwert

Mit einer erfolgreichen Reorganisation der Einkaufsorganisation legen Sie die Grundlagen für mehr Schlagkraft und Durchsetzungsvermögen in einkäuferischen Belangen:   

  • Verbesserte Bündelung der relevanten Volumina  
  • Frühere Einbindung durch Zusammenarbeit mit Entwicklung und Lieferanten  
  • Eine klare Zuordnung von Aufgaben und Kompetenzen  
  • Mehr Rückendeckung des Managements für Einkaufsbelange  
  • Selbstbewusst auftretender Einkauf  
  • Bessere Preise und Senkung der Materialkosten
  • Mehr Qualität und Innovationen durch Lieferanten