Strategisches Warengruppenmanagement

Ansatz und Überblick

Das Strategische Warengruppenmanagement ist als Königsdisziplin für den strategischen Einkauf zu sehen.

Hier laufen viele wichtige Prozesse der strategischen Einkaufsarbeit zusammen und sind gleichzeitig umfangreiche Kompetenzen gefragt. Es stehen nicht nur die Kosten, sondern meist auch Qualität und Innovationen, im Fokus der Warengruppenstrategie. Ein wesentlicher Faktor dabei ist die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Nur durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und weiteren beteiligten Funktion, wie Entwicklung, Qualität oder anderen Bedarfsträgern, kann ein optimales Ergebnis erzielt werden. Hierzu ist der Ansatz von sogenannten Technologie-Experten-Teams eine Variante zur organisatorischen Ausgestaltung des crossfunktionalen Warengruppenmanagements.

Strategischer Einkauf - Ansatz

Somit muss der Einkäufer als Category Manager auch zum Projektmanager werden. Es gilt die Komplexität der Warengruppe, das Zusammenspiel mit den Lieferanten und unternehmensinternen Schnittstellen bestens zu beherrschen.  

Gem. aktuellen Erhebungen des BME stellt sich der Umsetzungsgrad des Warengruppenmanagements in Form von formulierten Warengruppenstrategien je nach Warengruppenbereich folgendermassen dar:

  • Direktes Einkaufsmaterial – 75 %
  • Indirektes Material und Dienstleistungen – 50%
  • Investitionsgüter – 60%

Vorteile eines funktionierenden Warengruppenmanagements

  1. Umfassende Transparenz über alle eingekauften Leistungen und Materialien
  2. Nachhaltige Kostensenkungen, häufig im zweistelligen Prozentbereich
  3. Funktions- und standortübergreifende Zusammenarbeit
  4. Fokussierung auf ganzheitliche Optimierung, nicht nur Kosten
  5. Aktive Gestaltung der Lieferantenbeziehungen

Das Strategische Warengruppenmanagement ist die Königsdisziplin des Einkaufs. Durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Methoden sowie die crossfunktionale Zusammenarbeit wird die maximale Ergebnisqualität sichergestellt.

Für welche Warengruppen eignet sich der Ansatz?

Grundsätzlich eignet sich der Ansatz des strategischen Warengruppenmanagements für alle Warengruppen, egal ob direkt oder indirekt oder Materialen oder Dienstleistungen. Besonders gut eignet sich der Ansatz für komplexe Warengruppen, bei denen die interne Zusammenarbeit mit anderen Funktionen im eigenen Unternehmen von Bedeutung ist.

Durch die systematische Anwendung des Methodik-Werkzeugkastens werden die richtigen Analysen zur Ableitung der Warengruppenstrategie durchgeführt. Neben den klassisch einkäuferischen Hebeln werden auch erweiterte Ansatzpunkte, z.B. aus dem technischen Umfeld, berücksichtigt. Auch Make or Buy kann ein Aspekt sein, der im Rahmen des Warengruppenmanagements untersucht wird.

Das Ergebnis ist eine Warengruppenstrategie, die möglichst allen Aspekten Rechnung trägt und in einer Gesamtbetrachtung für das Unternehmen die meisten Vorteile ergibt. 

Vorgehen zur Erarbeitung von Warengruppenstrategien

Zur Erarbeitung einer Warengruppenstrategie hat sich ein 5-stufiges Vorgehen bewährt.

(1) Zu Beginn des Projektes gilt es im Rahmen der Bedarfsanalyse die Transparenz in der Warengruppe herzustellen. Zentral sind hier die 5Ws. Wer kauft was bei wem zu welchem Preis und in welcher Menge?

(2) Im 2. Schritt bietet sich eine umfassende Beschaffungsmarktanalyse an, um mögliche alternative Lieferanten zu den heute bekannten Quellen zu identifizieren.

(3) Im nächsten Schritt werden die möglichen Optimierungshebel für die Warengruppe identifiziert und auch monetär bewertet. Dies stellt gleichzeitig die Grundlage zur Ableitung der Warengruppenstrategie dar.

Optimierungshebel Warengruppenmanagement

(4) Schritt 4 ist die Durchführung einer (globalen) Ausschreibung, mit dem Ziel Wettbewerb herzustellen und neue Lieferanten im Hinblick auf ihre Leistungsfähigkeit zu prüfen. Dies schliesst mit der Auswahl und Festlegung der Lieferanten ab.

(5) Im finalen Schritt werden die Verträge geschlossen und die Umsetzung gestartet, um die Einsparpotenziale zu realisieren. Neben der engen Zusammenarbeit mit den Lieferanten in dieser Phase spielt die Kommunikation zu den internen Partnern eine wichtige Rolle. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Zielsetzung dieser komplexen Aufgabe auch vollständig realisiert werden kann.

Möglichkeiten der Unterstützung durch convivax

Convivax kann Sie auf vielfältige Weise bei der Verbesserung des Strategischen Warengruppenmanagements unterstützen. Hierfür haben wir grundsätzlich vier unterschiedliche Formate entwickelt, um Sie zielgerichtet, je nach individuellem Bedarf, ans Ziel zu bringen.

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Training

Mit dem Training unterstützen gezielt wir 2 Kernphasen der Erarbeitung einer Warengruppenstrategie. Im ersten Schritt trainieren wir die Methodik zur Analyse der Situation und Handlungsmöglichkeiten in der Warengruppe.
Im 2. Schritt (im Regelfall 4-6 Wochen später) werden aufbauend auf den Analysen konkrete Massnahmen zur Optimierung der jeweiligen Warengruppe abgeleitet.
So erhalten die Einkäufer und Einkäuferinnen nicht nur ein theoretisches Handlungsgerüst, sondern haben nach Abschluss des 2. Termins bereits konkrete Ergebnisse in der von ihnen bearbeiteten Warengruppe erreicht.

Zum Einstieg ist auch ein halb- bis eintägiges Training zur Vermittlung der theoretischen Grundlagen denkabr.

Weitere Trainingsthemen finden Sie hier.

Optimierungsprojekt Warengruppenmanagement

In einem gemeinsamen Projekt begleiten wir Ihr Team über den gesamten Prozess. Das beginnt mit der Herstellung der Datentransparenz und reicht bis zum Abschluss des Projektes und den umgesetzten Massnahmen. Die Methodik wird genau auf Ihre Bedürfnisse hin abgestimmt, so dass diese anschliessend mit Ihren Warengruppen angewendet werden kann.
Gemeinsam gestalten wir die Abstimmungen mit den internen Schnittstellenpartnern, erarbeiten die Massnahmen und führen eine Ausschreibung durch.  
Durch die intensive Zusammenarbeit im Projekt erlernen die Einkäufer und Einkäuferinnen nicht nur die Methodik des Warengruppenmanagements, sondern entwickeln sich auch persönlich weiter. Am Ende verbleibt nicht nur die realisierte Warengruppenstrategie bei Ihnen, sondern zusätzlich ein nützliches Toolset, das als Grundlage für weitere Warengruppen dient.

Ausschreibungsunterstützung

Hier unterstützen wir Ihr Team in der intensiven Phase der Ausschreibung, insbesondere bei: 

  • Festlegung des Warenkorbes  
  • Erstellung der Spezifikation und des Ausschreibungsdesigns 
  • Durchführung einer Marktrecherche   
  • Qualifizierung von Lieferanten mittels RFI (Request for Information) 
  • Durchführung der Ausschreibung auf unserer E-Procurement Plattform
  • Auswertung der Ausschreibungsergebnisse und Erstellung eines Angebotsspiegels
  • Vorbereitung und Durchführung der Verhandlungen 
Coaching

Im Rahmen eines Coachings begleiten wir das Team bei der Erarbeitung der Warengruppenstrategie von Anfang bis Ende. In regelmässigen Workshops werden die z.B. erforderlichen Analysen durchgeführt, Massnahmen erarbeitet und die Ausschreibung vorbereitet. So lernen die Einkäufer und Einkäuferinnen die Anwendung der Methodik. Gemeinsam führen wir die Diskussionen mit den Schnittstellenpartnern im eigenen Unternehmen und bereiten die Verhandlungen effektiv vor.

Prozess Strategisches Warengruppenmanagement

Grundsätzliche Informationen und eine Definition zum Thema Warengruppen- oder Category Management finden Sie bei Wikipedia.