Einkaufsprozesse

Bedeutung der Einkaufsprozesse

Die Einkaufsprozesse bestimmen die Leistungsfähigkeit einer Organisation mitentscheidend. Sie legen fest wie der Einkauf im Unternehmen arbeitet und wie das Zusammenspiel mit anderen Funktionen sowie den Lieferanten funktioniert. Somit ist die Ablauforganisation neben der Aufbauorganisation der zweite wichtige Baustein für erfolgreiches Agieren im Einkauf.

Finden Sie nachfolgend unseren Ansatz und Vorgehen zur Definition von leistungsfähigen Prozessen im Einkauf:

Gut funktionierende Einkaufsprozesse sind in jedem Unternehmen mitentscheidend für den Erfolg. Effiziente Einkaufsprozesse stellen den adäquaten Ressourceneinsatz sicher und die Effektivität der Einkaufsprozesse unterstützt die optimale Zielerreichung des Einkaufs entscheidend.

Das Richtige tun (Effektivität)

Bezogen auf die Prozesse in Einkauf bedeutet dies die strategischen Prozesse des „Einkaufens“ im Unternehmen richtig zu definieren und zu leben, um so die Leistungsfähigkeit des Einkaufs voll entfalten zu können.

Die Dinge Richtig tun (Effizienz)  

Bezogen auf die Prozesse in Einkauf bedeutet dies die operativen Prozesse des „Einkaufens“ im Unternehmen effizient und schlank zu gestalten und dies möglicherweise sogar automatisiert und  IT-gestützt.

Vorgehen

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1. Analyse

Im ersten Schritt analysieren wir Ihre bestehenden Einkaufsprozesse und entdecken dabei Stärken und möglicherweise Verbesserungsmöglichkeiten. Dabei beziehen wir die Bedarfsträger bzw. Fachabteilungen mit in den Prozess ein.

2. Anforderungen

Gemeinsam mit dem Einkauf und seinen internen Kunden im Unternehmen definieren wir die Anforderungen an eine optimale Prozesslandschaft.  

3. Ausgestaltung

Die Ausgestaltung und Beschreibung der Einkaufsprozesse inkl. der Verifizierung und Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdern erfolgt im 3. Schritt. Dabei ist es uns wichtig nicht nur das Vorgehen festzulegen, sondern auch entsprechende Werkzeuge und Hilfsmittel für die späteren Anwender zu gestalten. So wird sichergestellt, dass die Prozesse am Ende nicht einfach als Papiertiger in der Schublade verschwinden.  

4. Umsetzung

In der Umsetzung werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und die optimierten Einkaufsprozesse zum Leben erweckt – idealerweise gleich durch die Anwendung in Pilotprojekten, z.B. zur Erarbeitung einer Warengruppenstrategie.  

Neben der Optimierung der Einkaufsprozesse ist die Konzeption, Auswahl und Einführung einer geeigneten Softwarelösung häufig ein wesentlicher Bestandteil.

Dies gilt sowohl für die operativ geprägten Prozesse wie e-Ordering oder Katalogmanagement, als auch für die strategischen Prozesse im Einkauf, wie Lieferantenmanagement oder der RFx-Prozesse.

Die Schwierigkeit besteht hierbei zum einem im relativ unübersichtlichen Markt den passenden Anbieter zu finden und die Anforderungen so zu gestalten, dass diese auch kostengünstig umgesetzt werden können. Mit weltweit mehr als 200 e-Procurement Anbietern ist dieser Markt sehr unübersichtlich und bietet gleichzeitig eine grosse Vielfalt an unterschiedlichen Lösungsansätzen.

Finden Sie nachfolgend den convivax Ansatz und unser Vorgehen zur Auswahl einer leistungsfähigen und zum Unternehmen passenden e-Procurement-Unterstützung im Einkauf. Dabei agieren wir unabhängig und sind keinem Software-Anbieter verpflichtet.

Vorgehen

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1. Definition der Anforderungen

Im ersten Schritt gilt es Ihre Anforderungen genau zu definieren, einkaufs- wie auch IT seitig. Dieser Anforderungskatalog ist die Basis für das weitere Vorgehen. Dabei können Sie von unserer Erfahrung profitieren, welche Module und Funktionen sinnvoll sind und welche Anforderungen möglichweise nur als „nice to have“ einzustufen sind. Typischerweise können die Anforderungen folgende Themenbereiche aus dem weiten e-Procurement Feld umfassen:

  • e-Ordering
  • e-Catalog
  • Procure2pay
  • e-Sourcing (RFx, Auktionen)
  • Lieferantenportal
  • e-Collaboration
  • Lieferantenmanagement (Bewertung & Entwicklung)
  • Vertragsmanagement
  • Einkaufscontrolling
  • Risikomanagement
  • Warengruppenstrategie

Diese Anforderungen dokumentieren wir zusammengefasst in einem sogenannten Lastenheft.  

2. Marktevaluierung

Ihre Anforderungen werden mit dem Markt und den dort vorhandenen Lösungen abgeglichen. Aus der Vielzahl der Anbieter wird eine „Shortlist“ von Kandidaten erstellt, die Ihren Anforderungen am besten gerecht werden. Hier kommt Ihnen unser aktueller Marktüberblick zu Gute.   

Bereits jetzt legen wir mit Ihnen Optionen für die weitere Umsetzung fest. So kann es z.B. eine wichtige Anforderung sein, die unterschiedlichen Themen mit nur einem Anbieter zu realisieren, oder auch eine Umsetzung mit 2 unterschiedlichen Tools anzustreben. 

3. Ausschreibung

Auf Basis des Lastenheftes führen wir mit Ihnen gemeinsam eine Ausschreibung durch, um so den bzw. die Anbieter mit dem besten Preis-/ Leistungsverhältnis zu ermitteln.

4. Anbieterauswahl

Gemeinsam mit Ihnen wählen wir die beste Anbieterkombination für Ihre e-Procurement Lösung aus. Neben dem Preis (Lizenz- und Implementierungskosten) spielen die Erfüllung der Anforderungen (fachlich wie IT-seitig) und die Implementierungsfähigkeit des Anbieters die entscheidende Rolle.

Im Rahmen dieses Prozesses können wir Ihnen ungefilterte Referenzen von Anwendern aus unserem Netzwerk zur Verfügung stellen und Sie profitieren von unserer Anwendungserfahrung in unterschiedlichsten Unternehmen.

5. Implementierung

Für die Implementierung sind ca. 3-4 Monate zu veranschlagen. Je nach Umfang der einzuführenden Lösung kann der Zeitraum aber auch erheblich länger sein. In dieser Phase können wir Sie mit fachlicher Expertise bei der Ausgestaltung unterstützen oder auch die Projektleitung für die Implementierung übernehmen.

Ergebnis und Mehrwert

Die Prozesse sind die Grundlage für eine erfolgreichere Arbeit im Einkauf. Im Anschluss an einer Neuausrichtung der Einkaufsprozesse, ist

  • Die Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern verbessert
  • Der Einkauf früher in Beschaffungsvorgänge eingebunden
  • Die Ausrichtung des Einkaufs strategischer und wertschöpfender
  • Die Abwicklung von Prozessen effizienter und schneller
  • Die Abwicklung der Prozesse erfolgt Tool-unterstützt und operative Prozesse sind automatisiert