Sourcing as a Service

SaaS: Ein optimal gemanagter Ausschreibungsprozess durch convivax

Lassen Sie schon Ausschreiben oder schreiben Sie noch selbst aus?

Regelmässige Ausschreibungen von zugekauften Gütern und Leistungen stellen die Wettbewerbsfähigkeit der Lieferantenbasis sicher. Bei häufig mehr als 50% der Kostenbasis sind sie damit ein Garant für die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens.  

Allerdings fallen grundlegend angelegte Ausschreibungen oftmals dem operativen Tagesgeschäft zum Opfer, weil nicht ausreichend Zeit oder auch das notwendige Know-How vorhanden ist. Was sind die wesentlichen Fragestellungen und wo ist eine (externe) Unterstützung sinnvoll? 

Als Ergebnis werden durch einen optimal gemanagten Ausschreibungsprozess meist Kostenverbesserungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt. Durch die gezielte externe Unterstützung können Sie Ihren Einkauf nicht nur entlasten, sondern erreichen die Resultate schneller und oft mit höheren Einsparungen.

Die Phasen im Überblick

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1. Marktanalyse

Damit fängt die Arbeit an. Je nach Warengruppe ist eine breite Marktrecherche sehr entscheidend für den späteren Erfolg einer Ausschreibung. Diese kann unter Umständen mehrere Tage in Anspruch nehmen – oft fehlt hierzu im Tagesgeschäft die Zeit.

Für eine erste Qualifizierung der Lieferanten kann ein sogenannter RFI (Request for Information)-Prozess der eigentlichen Ausschreibung vorgeschaltet werden. So kann lässt sich eine Vorauswahl treffen mit welchen besonders qualifizierten Lieferanten ein Ausschreibungsprozess lohnt.

2. Ausschreibungsdesign

Wie gestalte ich die Anfrage? Welche Information möchte ich von den potenziellen Lieferanten, damit ich später ausreichende Transparenz habe und die erforderlichen Verhandlungsansätze bekomme? Je nach Warengruppe bieten sich hier unterschiedliche Konzepte an. Die Ausschreibung von Zerspanungsteilen hat ganz andere Anforderungen als z.B. die Ausschreibung einer Software oder Zeitarbeit. Die Nachhaltigkeit der Ergebnisse wird massgeblich hierdurch beeinflusst. Auf Basis der relevanten Parameter können mehrjährige Verträge geschlossen werden, die dazu beitragen, die Häufigkeit von Ausschreibungen zu reduzieren.

3. Ausschreibungsdurchführung

Die Durchführung der eigentlichen Ausschreibung kann ideal durch eine e-Procurement Software unterstützt werden. Dies fördert nicht nur einen professionellen Aussenauftritt des Einkaufs, sondern erhöht auch die Effizienz des gesamten Prozesses. So können umfangreiche Dokumente, wie Spezifikationen und Zeichnungen, den Lieferanten als Download zur Verfügung gestellt oder die Anerkennung einer Geheimhaltungsvereinbarung ohne Papier und E-Mail abgewickelt werden. Später lassen sich Angebotsübersichten und Einsparungsberechnungen einfach und übersichtlich erzeugen.  

4. Auswertung und verhhandlungsvorbereitung

Auf Basis der Angebote wird eine sogenannte Shortlist von Lieferanten erstellt, mit denen wir in die detaillierte Diskussion der Angebote und Verhandlungen einsteigen wollen. Die Informationen werden aufbereitet, die spezifischen Verhandlungshebel identifiziert und die Zielsetzung fixiert.

5. Verhandlung, Vertragsabschluss und Umsetzung

Nach Abschluss der (kommerziellen) Verhandlungen werden die Eckpunkte für den Vertrag festgelegt, auf dessen Basis die Zusammenarbeit erfolgen soll. Je nach Warengruppe sind technische Freigabeprozesse oder Auditierungen von Lieferanten angesagt.

Unterstützung durch convivax

Was sind die Möglichkeiten einer Unterstützung durch convivax? Wir können Sie gesamthaft oder in den einzelnen Phasen unterstützen, je nachdem wo der Bedarf liegt. Sprechen Sie uns unverbindlich an.

1. Marktanalyse

 

  • Nutzung der convivax Lieferantendatenbank  
  • Erstellung einer individuellen Lieferantenliste nach von Ihnen definierten Kriterien  
  • (Vor-) Qualifizierung der potenziellen Lieferanten durch einen RFI  

2. Ausschreibungsdesign

 

  • Festlegung des „Warenkorbes“ (soweit für die Warengruppe sinnvoll) 
  • Erstellung der Ausschreibung mit Geheimhaltungsvereinbarung, Konzeption & Preismatrix 

3. Ausschreibungsdurchführung

 

  • Durchführung der Ausschreibung über unsere e-Procurement-Plattform 
  • Aktive Betreuung der Lieferanten und Beantwortung von Fragen 

4. Auswertung und Verhandlungsvorbereitung

 

  • Auswertung der eingegangenen Angebote und Erstellung eines Angebotsspiegels
  • Vorschlag einer Shortlist
  • Identifizierung der Verhandlungshebel und Briefing des Verhandlungsteams 

5. Verhandlung, Vertragsabschluss und Umsetzung

 

  • Durchführung oder Begleitung der Verhandlungen 

  • Erstellung eines Vergabevorschlages  

  • Auditierung der Lieferanten (vor Ort)